Как автоматизация увеличивает затраты

Как автоматизация увеличивает затраты

Сложные проблемы всегда имеют лёгкие для понимания,
неправильные решения.

Законы Мерфи.

 

Когда сотрудники потенциального заказчика знакомятся с нашими решениями по автоматизации отчетности дистрибьюторов, они восклицают: «Невероятно! Это же так просто! Мы сами сделаем все это буквально за месяц!»

Но, проходит месяц, другой, полгода, год, и… ничего. Либо, ценой значительных усилий получается наладить сбор данных, но, при этом, затраты, изначально закладываемые на этот процесс, вырастают многократно. Почему так происходит?

Когда рассматривается какая-то технология, то в первую очередь начинают обращать внимание на технические детали, такие, как протоколы обмена, базы данных, форматы отчетов и т.д. Эти компоненты видны сразу и понятны всем техническим специалистам. Однако, упускается из виду тот факт, что в данном случае нужно не только написать программы, но и требуется выстроить определенные бизнес-процессы, а в эти процессы, помимо программ и оборудования, будут вовлечены люди.

Когда мы в 2009 году начинали разработку первой системы сбора данных, у нас уже был опыт участия в подобных проектах со стороны дистрибьютора. Именно тогда нам стали понятны основные проблемы, с которыми будут сталкиваться все, кто будет пытаться интегрироваться с их информационными системами.

Основным препятствием, возникающим при внедрении всех современных информационных технологий в бизнес-процессы дистрибуционной компании, как ни странно, является сам системный администратор. Невероятный парадокс: люди, наиболее продвинутые в плане владения ИТ-знаниями становятся главным тормозом развития!

Но, если разобраться, ничего удивительного в этом нет. Достаточно посмотреть на деятельность типичного ИТ отдела в средней или крупной торговой компании. Запросы пользователей, поддержка ИТ инфраструктуры, замена картриджей, обновление 1С, и многое, многое другое. А еще более десятка поставщиков, каждый из которых требует предоставление отчетности, и, обязательно, по своим форматам.

Оставим за скобками вопросы унификации обмена данными, несмотря на все подвижки в этом направлении, за последние 9 лет компании так и не смогли прийти к какому-то универсальному формату. В результате мы имеем полный зоопарк в ИТ и полное нежелание админов компаний брать в эту свору еще какое-то непонятное решение, которое, к тому же, будет отнимать время, которого и так не хватает в их повседневной деятельности.

Если Вы хотите, чтобы ИТ-специалисты дистрибьютора стали вашими союзниками, нужно организовать бизнес-процессы таким образом, чтобы свести к минимуму время, которое сисадминам придется тратить на внедрение и обслуживание наших компонентов в своей компании. Это можно сделать, например, максимально упростив протокол обмена, свести к минимуму состав данных, которые требуется выгружать из учетной системы. Нужно сделать заготовки процедур для выгрузки отчетов из 1С, как самой распространенной учетной системы, сделать подробное описание формата, если нужно будет цепляться к какой-то нестандартной системе учета, и решить много других вопросов, нацеленных на упрощение всего процесса на стороне системных администраторов.

Кроме формирования самого отчета, еще одним важным вопросом в процессах аналитической обработки, является гарантированная доставка информации до сервера обработки. Сразу отметаем ручной вариант, т.к. при нем никакой регулярной доставки информации не будет. Люди могут забыть, заболеть, отложить задачу в пользу более срочных дел и т.д. Однако, автоматическая отправка может сбойнуть, может пропасть соединение с интернетом, отключиться электричество в офисе, и еще много чего неожиданного и неприятного может произойти. Решение таких проблем - специализированные программы, "заточенные" под решение конкретных задач, и которые обеспечивают гарантированную доставку отчетов до сервера по принципу «скинул и забыл». Задача обработки 1С сформировать и положить отчет в папку, дальше программы должны гарантированно доставить его до сервера. Если будут потери связи, программа должна ждать и отправить отчет при восстановлении связи. И делать это нужно до тех пор, пока отчет не будет доставлен.

Но и это еще не все. После того, как процесс сбора данных пошел, нужно контролировать его постоянство, проверять, что данные поступают ежедневно, что в отчетах содержатся правильные данные и много другое. Все это можно решить только с помощью автоматизации, например, с помощью CRM системы, интегрированной с системой сбора данных помогающей администраторам аналитической системы решать вопросы с ИТ-специалистами дистрибьютора, когда автоматических процедур становится недостаточно.

Упуская из виду организационные вопросы, связанные с процессом анализа «вторички» вы получите «неожиданное» увеличение расходов там, где они, по идее, должны как раз сократиться. Такая автоматизация приводит только к увеличению финансовых и временных затрат, без достижения осязаемого результата.

Чтобы этого не происходило, нужно правильно описывать границы процессов, которые вы собираетесь автоматизировать, чтобы не упустить важные факторы, которые могут серьезно повлиять на конечный результат. И, если уж решили делать все самостоятельно, то внимательно изучите существующие решения, чтобы не повторять ошибок, совершенных другими на этом пути.

 

 Подробнее о сервисах Naknet


Print   Email